部署一个完备的视频会议系统，首先需要根据实际情况制定一个视频会议方案，然后选择合适的网络结构，并在此基础上采购相应的视频会议硬件设备，而构建网络是视频会议建设中最为关键的部分，因为视频会议中的音视频及相关文档数据的传输全部依靠于网络的支持，良好的网络条件及结构对于视频会议而言可谓如虎添翼，而低劣的网络质量则可能拉低视频会议的效率，导致远程办公事倍功半。如何构建一个可以充分发挥网络视频会议优势的视频会议系统，主要需要三个方面的准备工作：
网络视频会议系统的外置设备主要包括音频设备及视频设备。
首先调试音频采集设备，在制造声音的同时，通过声音进度条的变化来判断声音是否被麦克风采集，从而判断麦克风是否接收正常；此外，回声也会影响视频会议的声音效果，因此我们还需要进行回声消除的调试，测试方式是通过在另一方打开外置音箱，然后在语音通话的同时看是否会听到自己的声音；最后一个方面就是减少声音的啸叫，方法是调整麦克风与扬声器或电视机的距离。
视频外置设备主要包括显示器、电视或者是投影仪等视频播放设备，以及摄像头、云台等视频采集设备。调试的主要方式是调整设备的VGA接口或者HDMI（高清）接口，摄像机焦距，云台焦距、角度及控制协议。
网络传输质量的高低是影响视频会议质量的关键因素，在进行网络调试时，首先要调试MCU服务器的网络，评估是否需要配置视频会议MCU穿透NAT和防火墙，对服务器的端口进行映射；第二步是确定视频会议终端是否已经和服务器形成连接，连接成功后再测试观察网络的带宽是否适用于视频会议传输，方法是通过把视频的帧数和质量设置为较高，然后观察测试图像的帧数和质量是否正常，以此作为判断网络带宽是否足够的依据。
视频会议的展开是视频会议系统作为一个整体进行运行的成果，因此，视频会议系统的调试需要整体的模拟实际环境的测试，通过连接所有相应设备，按照实际的场景需求进行试用，发现问题后及时优化。
总之，视频会议系统结构组成和运作过程相对复杂，其实际效果与场景环境、网络条件状况都有非常大的关系。因此，用户在进行视频会议系统的选购时，不仅要考量设备本身的性能指标，还要考虑自身实际应用视频会议的具体环境及网络情况。